Quy cách đóng gói: Mọi điều bạn cần biết

Quy cách đóng gói là gì?

Các quy cách đóng gói bao bì đặt nền tảng cho mọi thứ liên quan đến hệ thống đóng gói sản phẩm của bạn. Nó phát triển tính nhất quán về cách xác định các thành phần của bao bì và đảm bảo rằng bao bì thân thiện với người dùng, được thiết kế chính xác, có tính bảo vệ và đáp ứng các tiêu chuẩn quy định như ISO. Bất kể ngành nào, nếu bạn đang sản xuất sản phẩm, bao bì sẽ tồn tại theo cách này hay cách khác. Quy cách đóng gói có thể bao gồm bìa giấy, polyetylen hoặc các loại polyme khác, số pallet, mã vạch và số sê-ri, lớp phủ, v.v.

Khi SKU sản phẩm tăng lên, bao bì sẽ cần phải thích ứng. Thay vào đó, sản phẩm từng được đựng trong thùng carton có thể cần có túi - nhưng những thay đổi này không thể thực hiện được nếu ngay từ đầu các quy cách đóng gói về bao bì này không tồn tại.  

Lợi ích của việc xác định quy cách đóng gói

Việc có các quy cách đóng gói được xác định rõ ràng sẽ mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp và người tiêu dùng của họ. Một trong những lợi ích có giá trị nhất của các thông số kỹ thuật đóng gói được xác định rõ ràng là tính nhất quán.

Với một nguồn thông tin trung thực chứa đựng tất cả thông tin liên quan đến bao bì sản phẩm, các công ty sẽ thấy rằng việc giảm thiểu lỗi và lãng phí trong sản xuất trở nên đơn giản hơn nhiều. Bằng cách sử dụng các mẫu để lưu trữ dữ liệu này, các công ty được trao quyền tạo ra các sản phẩm và bao bì đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng giống nhau, bất kể nơi sản xuất của họ.

Tính nhất quán và tiêu chuẩn hóa tương tự cũng có thể cải thiện trải nghiệm của khách hàng bằng cách đảm bảo rằng họ có trải nghiệm hài lòng khi tương tác với bao bì của sản phẩm. Và trên hết, một trong những vai trò chính của bao bì chính là bảo vệ sản phẩm. Các quy cách đóng gói được xác định rõ ràng đảm bảo rằng sản phẩm được bảo vệ trong quá trình vận chuyển, bảo quản và trên kệ nơi sản phẩm có nguy cơ bị hư hỏng, nhiễm bẩn và ăn mòn.

Khi sản phẩm lên kệ, bao bì cũng đóng một vai trò rất lớn trong việc thể hiện thương hiệu và tạo sự khác biệt cho sản phẩm. Với các quy cách đóng gói rõ ràng để xác định thông tin này, sẽ có rất ít chỗ cho sự mơ hồ, giúp cả nhà cung cấp và nhà sản xuất dễ dàng hiểu được những gì được mong đợi ở họ cũng như bao bì sẵn có. Việc thực hiện các thông số kỹ thuật đóng gói được xác định rõ ràng mang lại lợi ích sâu rộng từ việc cho phép vận hành hiệu quả đến bảo vệ sản phẩm và làm hài lòng người tiêu dùng cuối cùng.
 

Cách tạo quy cách đóng gói hiệu quả cho sản phẩm và bao bì

Để trải nghiệm tất cả những ưu điểm được mô tả ở trên, các quy cách đóng gói phải được trình bày trong quy trình đóng gói chi tiết. Điều này tạo ra khả năng hiển thị về quá trình sản xuất vừa có tổ chức vừa có tính tuần tự. Sau khi các công ty hiểu nhu cầu về sản phẩm và bao bì là gì, điều quan trọng là phải xem xét các tiêu chuẩn quy định để đảm bảo rằng tất cả các vấn đề đều được đáp ứng. Thông tin cần thiết phải được ghi lại trong bảng dữ liệu chính nơi tất cả các nhóm đều có thể nhìn thấy các thông số kỹ thuật chi tiết.
 

1. Hiểu mục tiêu về sản phẩm và bao bì của bạn

Bước đầu tiên là xác định các yêu cầu trả trước đối với thành phẩm và bao bì sản phẩm. Các câu hỏi sau đây có thể được sử dụng để đánh giá các yêu cầu chính về sản phẩm và bao bì:
 

• Đối tượng mục tiêu hoặc thị trường mục tiêu là ai?
• Nó sẽ đi qua những kênh nào?
• Có cần phải bền vững không?
• Giá mục tiêu cho sản phẩm cuối cùng là gì?  
• Ngày nay chúng ta có sản phẩm tương tự không?
• Có yêu cầu cụ thể nào đối với các nhà bán lẻ không?
• Có bất kỳ yêu cầu ghi nhãn nào của các cơ quan quản lý như FDA không?

Thông thường, thông tin đầu vào này sẽ đến từ nhóm tiếp thị hoặc phát triển sản phẩm. Dành thời gian để hiểu các yêu cầu trả trước sẽ giúp hợp lý hóa việc phát triển sản phẩm, thiết kế bao bì và sản xuất trong dây chuyền. Đối với nhiều công ty, khía cạnh phát triển sản phẩm này có thể là một mặt tiền mờ nhạt của sự đổi mới và khó theo dõi.
 

2. Chọn mẫu đặc tả phù hợp

Khi bạn hiểu mục tiêu về sản phẩm và bao bì của mình, bước tiếp theo là xác định dữ liệu đặc điểm kỹ thuật nào bạn cần thu thập.

Có hàng trăm mẫu quy cách đóng gói dựa trên các loại dữ liệu khác nhau: bao bì, nguyên liệu thô, thành phần, công thức – thậm chí cả các mẫu thông số máy móc. Các mẫu đặc tả của chúng tôi được tạo dựa trên các phương pháp hay nhất trong ngành và loại bỏ phỏng đoán về dữ liệu cần thu thập trong đặc tả. Các mẫu cũng tiêu chuẩn hóa các quy ước đặt tên để bạn có thể đảm bảo rằng mọi người đều đang nói về cùng một nội dung.

Bạn cũng nên xem lại mục tiêu của mình để đảm bảo rằng bạn đang thu thập đúng dữ liệu. Ví dụ: nếu tính bền vững là quan trọng, bạn cần thu thập dữ liệu bổ sung như phần trăm nội dung tái chế trong thông số kỹ thuật vật liệu đóng gói của mình. Nếu sản phẩm được thiết kế cho một nhà bán lẻ cụ thể, việc lưu ý mọi yêu cầu của nhà bán lẻ liên quan đến việc đóng gói pallet hoặc thiết kế bao bì cũng là điều quan trọng.
 

3. Xác định các bên liên quan nào cần tham gia vào quá trình phát triển

Quy cách đóng gói hiệu quả giúp mọi người có cùng quan điểm – cả trong nội bộ công ty bạn lẫn bên ngoài với nhà cung cấp và thậm chí cả đối tác bán lẻ. Trên thực tế, gần đây chúng tôi đã tiến hành nghiên cứu đầu tiên về quản lý và nhận thấy rằng việc phê duyệt giữa các bộ phận là cực kỳ phổ biến.

Theo thông lệ tốt nhất, hầu hết các công ty đều bao gồm kỹ thuật đóng gói, phát triển sản phẩm, đảm bảo chất lượng và nhà cung cấp là người phê duyệt. Sau khi xác định được ai cần tham gia, bạn có thể tạo quy trình phê duyệt và quy trình làm việc để đảm bảo có sự tham gia của các bên liên quan phù hợp.
 

4. Thu thập dữ liệu đặc điểm kỹ thuật giữa các phòng ban và đối tác trong chuỗi cung ứng

Bước tiếp theo là thu thập dữ liệu bạn cần để tạo quy cách đóng gói từ tất cả các bộ phận và nhà cung cấp. Bước này thường khó khăn vì đối với nhiều công ty, nó liên quan đến hàng trăm hoặc hàng nghìn email và bảng tính để thu thập dữ liệu cần thiết.

Trong thế giới ngày nay, việc trao đổi dữ liệu qua email là một nút thắt nghiêm trọng và thậm chí là tiềm ẩn nguy cơ bảo mật. Suy cho cùng, phần lớn thông tin này sẽ đến từ các nhà cung cấp hoặc các bộ phận khác. Bạn cũng có thể thiết lập phê duyệt để đảm bảo dữ liệu chính xác và cập nhật và không bao giờ phải lo lắng về việc tìm kiếm phiên bản mới nhất trong hộp thư đến của mình.
 

5. Liên kết thông số kỹ thuật của bạn để tạo khả năng truy xuất nguồn gốc

Quy cách đóng gói không chỉ là yêu cầu, chúng tạo ra một sợi dây kỹ thuật số kết nối các sản phẩm của bạn thông qua chuỗi cung ứng. Bằng cách liên kết các thông số kỹ thuật, bạn cũng có thể dễ dàng tổng hợp giá từ thành phần đến mức thành phẩm tốt. Chúng tôi khuyên bạn nên liên kết các thông số kỹ thuật giữa các bên liên quan, cho phép phê duyệt, thay đổi hoặc cập nhật tự động. Việc thực hiện những thực hành này cũng mang lại khả năng hiển thị toàn bộ chuỗi cung ứng. 

Những thách thức trong việc xác định và quản lý quy cách đóng gói

Thực tế là trong thị trường năng động ngày nay, sản phẩm và bao bì của một thương hiệu liên tục thay đổi - điều này có nghĩa là các quy cách đóng gói cũng thay đổi. Để các quy cách của bao bì có giá trị, chúng phải phản ánh những thay đổi liên tục này trên diện rộng. 

Sự cân bằng tinh tế giữa vai trò chức năng và thẩm mỹ mà bao bì phải thể hiện, cùng với những nỗ lực bền vững, an toàn sản phẩm và bản chất thương hiệu, giống như một màn tung hứng phức tạp. Khi quy cách đóng gói của bao bì được xác định không chính xác, nó có thể dẫn đến sản xuất không chính xác, bản in hoặc màu sắc không chính xác, các vấn đề về kích thước, sai dấu niêm phong, v.v. Ít nhất, việc quản lý các quy cách đóng gói không phải là một công việc nhỏ, mặc dù việc thực hiện các bước để tạo ra sự thống nhất về các thông số kỹ thuật giữa các chuỗi cung ứng toàn cầu sẽ mang lại những lợi ích vượt xa những thách thức.
 

Lời kết

Trong các ngành công nghiệp, thế giới bao bì đang đón nhận sự đổi mới và các giải pháp đóng gói mới. Một số ví dụ chúng ta thấy ngày nay là đổi mới kỹ thuật số và bao bì thông minh. Điều này có thể bao gồm những tiến bộ trong việc đưa kỹ thuật số hoặc bao bì tương tác đưa trải nghiệm người dùng lên một tầm cao mới. Việc cải tiến liên tục các yếu tố bao bì có thể giúp kéo dài thời hạn sử dụng hoặc duy trì chất lượng sản phẩm.

Các công cụ liên quan đến trí tuệ nhân tạo (AI) như dự báo xu hướng tiêu dùng, tối ưu hóa chuỗi cung ứng và theo dõi bao bì có thể tái sử dụng đang được triển khai để tạo ra bao bì chất lượng cao nhất. Cho dù tương lai của bao bì có ra sao đi chăng nữa, các quy cách đóng gói về bao bì sẽ không thay đổi. Chúng là nền tảng của sự đổi mới về bao bì và các công ty muốn đi đầu phải đảm bảo rằng việc Quản lý dữ liệu đặc điểm kỹ thuật luôn được đặt lên hàng đầu.


Bài viết liên quan:

• 5 Xu hướng chính cho tương lai của công nghệ đóng gói
• Băng tải đóng gói là gì? Những lợi ích đóng gói sản phẩm bằng băng tải
• Máy đóng gói là gì? Top 7 Loại máy đóng gói phổ biến hiện nay