10 Cách quản lý kho hàng hiệu quả nhất hiện nay
Quản lý hoạt động kho hiệu quả có thể tăng hiệu quả hoạt động và giảm chi phí trong khi vẫn thúc đẩy sự hài lòng của khách hàng. Mục tiêu chính của hoạt động kho là sử dụng hiệu quả không gian, lao động và thiết bị trong khi vẫn đáp ứng được kỳ vọng của khách hàng.
Đây là một mục tiêu đơn giản, nhưng con đường để đạt được mục tiêu này lại không hề đơn giản, đòi hỏi phải có kế hoạch phức tạp và khả năng thích ứng với sự thay đổi liên tục.
Quản lý kho hàng là quá trình quản lý việc nhận và lưu trữ nguyên liệu, sự di chuyển của chúng trong kho và việc vận chuyển chúng đến khách hàng hoặc các địa điểm khác. Nó cũng bao gồm việc quản lý kiểm soát hàng tồn kho, thực hiện đơn hàng và xử lý nguyên liệu
Những thách thức trong quản lý kho hàng có thể bao gồm các khía cạnh khác nhau của quy trình vận hành và hậu cần liên quan đến việc xử lý hàng tồn kho trong cơ sở:
- Hàng tồn kho không chính xác:
Việc duy trì hồ sơ hàng tồn kho chính xác có thể gặp khó khăn do các yếu tố như lỗi của con người, sự hao hụt và sự khác biệt giữa số lượng vật lý và số lượng được ghi lại. Dữ liệu tồn kho không chính xác có thể dẫn đến tình trạng hết hàng, tồn kho quá mức và chậm trễ thực hiện.
- Quy trình lấy hàng không hiệu quả:
Quá trình lấy hàng từ kệ hoặc vị trí lưu trữ để thực hiện đơn hàng có thể không hiệu quả nếu không được tối ưu hóa. Các yếu tố như bố trí không tối ưu, tổ chức kém và thiếu quy trình lấy hàng chuẩn hóa có thể dẫn đến lãng phí thời gian, tăng chi phí lao động và giảm năng suất.
- Giao tiếp kém:
Giao tiếp hiệu quả giữa nhân viên kho, giám sát viên và các phòng ban khác là điều cần thiết để hoạt động diễn ra suôn sẻ. Tuy nhiên, kênh giao tiếp không đầy đủ hoặc sự cố trong giao tiếp có thể dẫn đến hiểu lầm, lỗi và chậm trễ trong việc phản hồi nhu cầu của khách hàng hoặc giải quyết vấn đề.
- Đào tạo không đầy đủ:
Đào tạo đúng cách cho nhân viên kho là rất quan trọng để đảm bảo họ hiểu vai trò của mình, tuân thủ các giao thức an toàn và thực hiện nhiệm vụ một cách hiệu quả. Nếu không có chương trình đào tạo đầy đủ, nhân viên có thể thiếu các kỹ năng và kiến thức cần thiết để thực hiện nhiệm vụ của mình một cách hiệu quả, dẫn đến sai sót, tai nạn và giảm năng suất.
- Những thách thức về sử dụng không gian:
Việc tối đa hóa việc sử dụng không gian kho sẵn có trong khi vẫn duy trì quy trình làm việc hiệu quả có thể là một thách thức. Thiết kế bố trí kém, phương pháp lưu trữ không hiệu quả và quy hoạch không gian không đủ có thể dẫn đến lãng phí không gian, tắc nghẽn và khó tiếp cận hàng tồn kho, ảnh hưởng đến năng suất và thông lượng.
- Các vấn đề về tích hợp công nghệ:
Việc triển khai và tích hợp công nghệ quản lý kho như hệ thống quản lý hàng tồn kho, thiết bị tự động hóa và công cụ truyền thông có thể đặt ra những thách thức. Các vấn đề như vấn đề tương thích, trục trặc phần mềm và khả năng chống thay đổi của nhân viên có thể cản trở việc áp dụng và sử dụng công nghệ thành công, hạn chế lợi ích tiềm năng của nó.
- Gián đoạn chuỗi cung ứng:
Các yếu tố bên ngoài như sự chậm trễ của nhà cung cấp, gián đoạn vận chuyển và biến động nhu cầu không mong muốn có thể làm gián đoạn hoạt động của kho. Nếu không có kế hoạch và chiến lược dự phòng hiệu quả để quản lý sự gián đoạn của chuỗi cung ứng, các kho hàng có thể gặp khó khăn trong việc duy trì mức tồn kho phù hợp, đáp ứng nhu cầu của khách hàng và đảm bảo thực hiện đơn hàng kịp thời.
- Tuân thủ quy định:
Kho phải tuân thủ các quy định và tiêu chuẩn ngành khác nhau liên quan đến an toàn, thực hành lao động, các vấn đề về môi trường và xử lý sản phẩm. Việc không tuân thủ các quy định này có thể dẫn đến bị phạt tiền, chịu trách nhiệm pháp lý và thiệt hại về danh tiếng, điều này nêu bật tầm quan trọng của việc thực hiện các biện pháp quản lý tuân thủ chặt chẽ.
Để giải quyết những thách thức này đòi hỏi một cách tiếp cận toàn diện bao gồm việc triển khai các quy trình hiệu quả, tận dụng công nghệ, đầu tư vào đào tạo và phát triển nhân viên, thúc đẩy văn hóa cải tiến liên tục và duy trì tính linh hoạt để thích ứng với nhu cầu kinh doanh đang thay đổi và động lực thị trường. Hãy cùng xem xét kỹ hơn các chiến lược để giải quyết những vấn đề này.
Trước khi thực hiện bất kỳ thay đổi hoặc cải tiến nào đối với hoạt động kho của bạn, điều quan trọng là phải tiến hành đánh giá kỹ lưỡng các quy trình hiện tại của bạn. Đánh giá này bao gồm việc xem xét mọi khía cạnh về cách kho của bạn hoạt động, từ việc tiếp nhận hàng hóa đến việc vận chuyển đơn đặt hàng, để xác định các lĩnh vực kém hiệu quả hoặc cơ hội để tối ưu hóa:
- Quản lý hàng tồn kho:
Bắt đầu bằng cách đánh giá cách quản lý hàng tồn kho trong kho của bạn. Điều này bao gồm đánh giá cách hàng hóa được tiếp nhận, lưu trữ và theo dõi trong suốt vòng đời của chúng. Tìm kiếm bất kỳ sự khác biệt nào giữa mức tồn kho được ghi lại và số lượng thực tế, cũng như bất kỳ vấn đề nào với việc luân chuyển hàng tồn kho hoặc sắp xếp kệ.
- Thực hiện đơn hàng:
Phân tích quy trình thực hiện đơn hàng của bạn để xác định tính hiệu quả và độ chính xác của nó. Điều này bao gồm việc xem xét cách các đơn hàng được chọn, đóng gói và vận chuyển đến khách hàng. Xác định bất kỳ trở ngại hoặc chậm trễ nào trong quá trình thực hiện đơn hàng, cũng như bất kỳ sai sót hoặc điểm thiếu chính xác nào có thể xảy ra trong quá trình lấy hàng hoặc đóng gói.
- Sử dụng tài nguyên:
Kiểm kê các tài nguyên được sử dụng trong kho của bạn, bao gồm thiết bị, nhân lực và không gian. Đánh giá xem các tài nguyên này có được sử dụng hiệu quả và hiệu suất hay không, hoặc có bất kỳ khu vực nào bị lãng phí hoặc sử dụng không hết công suất hay không. Điều này có thể bao gồm việc kiểm tra lịch trình bảo trì thiết bị, mức độ nhân sự và cách bố trí kho.
- Phân tích quy trình làm việc:
Đánh giá luồng công việc chung trong kho của bạn, từ lúc hàng hóa vào cơ sở cho đến lúc chúng rời đi. Tìm kiếm cơ hội để hợp lý hóa quy trình làm việc và loại bỏ các bước không cần thiết hoặc sự dư thừa. Điều này có thể bao gồm việc lập bản đồ di chuyển hàng hóa và nhân sự trong kho để xác định các lĩnh vực cần cải thiện.
- Số liệu hiệu suất:
Cuối cùng, hãy xem xét chỉ số hiệu suất chính (KPI) nào là quan trọng nhất để đo lường sự thành công của hoạt động kho hàng của bạn. Điều này có thể bao gồm các số liệu như thời gian chu kỳ đặt hàng, độ chính xác khi chọn hàng, vòng quay hàng tồn kho và năng suất lao động. Đánh giá hiệu quả hoạt động của kho hàng so với các số liệu này và xác định bất kỳ lĩnh vực nào mà hiệu suất không đạt được kỳ vọng.
Bằng cách tiến hành đánh giá toàn diện các quy trình kho hiện tại của mình, bạn có thể có được những hiểu biết có giá trị về các lĩnh vực có thể thực hiện cải tiến. Điều này sẽ đóng vai trò là nền tảng để thực hiện các thay đổi có mục tiêu nhằm giúp tối ưu hóa hiệu quả, giảm chi phí và cải thiện hiệu suất tổng thể.
Có nhiều lợi thế khi sử dụng quản lý kho. Có một chiến lược và kế hoạch hành động luôn mang lại cho người ta nhiều quyền kiểm soát hơn đối với quy trình, điều này có những lợi ích riêng. Dưới đây là danh sách các lý do tại sao quản lý kho hiệu quả lại quan trọng đến vậy.
Chúng tôi đã tập hợp một danh sách các kinh nghiệp có thể giúp bạn tối ưu hóa hoạt động kho của mình, bao gồm tổ chức hàng tồn kho, quản lý không gian kho, kiểm soát chất lượng, quản lý nhân viên và vận chuyển.
Hoạt động kho hàng đa dạng, từ nhập hàng, lưu kho đến xuất kho, tạo ra lượng dữ liệu khổng lồ. Việc quản lý dữ liệu thủ công bằng sổ sách, giấy tờ tiềm ẩn nhiều rủi ro nhưa mất dữ liệu, sai sót thủ công, thiếu tính nhất quán, tốn nhiều thời gian và nhân lực.
Đầu tư Phần mềm quản lý kho hàng (WMS) là giải pháp tối ưu giúp giải quyết các vấn đề trên:
Lợi ích:
Phân loại hàng tồn kho là bước quan trọng đầu tiên để sắp xếp kho hàng một cách khoa học và hiệu quả. Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu về phương pháp phân loại hàng tồn kho phổ biến nhất - phân tích ABC.
Phân tích ABC là phương pháp phân loại hàng hóa dựa trên hai tiêu chí chính: tần suất bán hàng và giá trị lưu trữ.
Dựa trên hai tiêu chí trên, hàng hóa được phân thành 3 nhóm:
Văn hóa an toàn là một quá trình tích cực nhằm thiết lập và tuân theo các tiêu chuẩn an toàn trong tổ chức, từ cấp cao nhất đến cấp thấp nhất. Nó làm giảm rủi ro do tai nạn gây ra, thiết lập mức độ ưu tiên cho mức độ an toàn cao hơn và cũng khuyến khích nhân viên báo cáo sự cố để chúng có thể được sử dụng nhằm tinh chỉnh các quy trình an toàn cho tương lai.
Doanh nghiệp nhỏ có cần phát triển văn hóa an toàn không? Câu trả lời là CÓ. Ngay cả khi bạn có một nhà kho nhỏ với số lượng nhân viên hạn chế, bạn vẫn có thể thu hút nhân viên của mình tham gia vào các cuộc thảo luận liên quan đến quản lý mối nguy, thực hành an toàn, bộ dụng cụ và thiết bị bảo hộ cá nhân cũng như ngăn ngừa thương tích. Điều này sẽ giúp bạn phát triển một môi trường làm việc an toàn và tránh đặt sự an toàn lên hàng đầu.
Để bắt đầu phát triển văn hóa an toàn:
Kho sạch sẽ đảm bảo vệ sinh, an toàn và dễ vận hành. Tuy nhiên, đối với một nhà kho lớn, việc duy trì sự sạch sẽ có thể trở thành một thách thức. Tuy nhiên, có một số phương pháp đơn giản mà bạn có thể làm theo để giữ cho nhà kho của mình luôn sạch sẽ. Dưới đây là một số điều giúp bạn bắt đầu:s
Khu vực vận chuyển của bạn là nơi xử lý tất cả các hoạt động đóng gói và vận chuyển. Trong phần này của kho, thời gian đóng gói và vận chuyển sản phẩm phải ở mức tối thiểu. Mặc dù việc đào tạo nhân viên thường xuyên có thể giúp nhân viên của bạn cập nhật các thông lệ mới nhất, nhưng có một số bước bạn có thể thực hiện để thiết kế lại khu vực vận chuyển của mình nhằm giúp quy trình vận chuyển nhanh hơn nữa.
Khi bạn làm theo các bước này, bạn sẽ tự động bắt đầu hướng tới cách quản lý lô hàng thông minh hơn, có tổ chức hơn. Cuối cùng, khi đã thiết lập được một thói quen tốt, bạn có thể nghĩ đến việc ghi lại quá trình này, đặt mục tiêu về thời gian và đo lường hiệu suất của nhân viên.
Picking là quá trình lấy các mặt hàng theo đơn hàng ra khỏi kệ trong kho. Có nhiều cách để thực hiện việc này và bạn có thể chọn cách phù hợp với doanh nghiệp của mình. Tuy nhiên, có một số điểm cần nhớ để quá trình này trở nên dễ dàng và hiệu quả.
Việc chọn hàng sẽ mất nhiều thời gian hơn nếu nhiều mặt hàng có SKU khác nhau được lưu trữ trong cùng một vị trí thùng. Chỉ định mỗi vị trí thùng cho một SKU để tránh nhầm lẫn và lỗi. Nếu bạn có không gian kho hạn chế, bạn có thể tối ưu hóa nó bằng cách đặt các mặt hàng di chuyển chậm nhất theo chiều dọc trên giá cao hơn và các mặt hàng di chuyển nhanh nhất theo chiều ngang trên mặt đất.
Nếu bạn có các sản phẩm trong kho có nhu cầu theo mùa thì sẽ rất hữu ích khi bố trí các khu vực đặc biệt cho chúng khi nhu cầu cao nhất đến. Bằng cách này, bạn có thể chọn và đóng gói những mặt hàng đó nhanh hơn mà không làm ảnh hưởng đến các hoạt động lấy hàng khác của bạn. Giảm thời gian nhân viên kho của bạn tìm và chọn đúng mặt hàng bằng cách dán nhãn lối đi và số ô dọc theo đường đi của họ. Điều này sẽ giúp họ tránh bị lạc hoặc đi quá đích đến.
Có nhiều kỹ thuật nâng cao hơn mà bạn có thể thử, như sử dụng hệ thống lấy hàng tự động, lắp đặt băng tải và thiết lập các tuyến lấy hàng trong kho. Tuy nhiên, những kỹ thuật này đòi hỏi đầu tư vốn lớn hơn. Nếu bạn là một doanh nghiệp nhỏ, hãy bắt đầu bằng cách thử các kỹ thuật dễ dàng có thể thực hiện được bằng các nguồn lực sẵn có.
Bạn không cần phải là một tập đoàn lớn để thực hành kiểm soát chất lượng. Kiểm soát chất lượng cũng rất quan trọng đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Nó giúp bạn thiết lập thương hiệu của mình trên thị trường, tăng doanh số và giành được khách hàng trung thành. Nó cũng cho phép bạn giảm chi phí vận chuyển vì sẽ có ít lần thu hồi và trả lại hàng hơn, đồng thời giảm chi phí tiếp thị trong khi khách hàng trung thành của bạn quảng cáo cho bạn thông qua truyền miệng.
KPI (chỉ số hiệu suất chính) là một công cụ quan trọng để đo lường và đánh giá hiệu suất của hệ thống quản lý kho. KPI cho phép quản lý kho xác định các lĩnh vực cần cải thiện và thực hiện các thay đổi để nâng cao hiệu quả chung của kho.
Sau đây là một số KPI quan trọng nhất trong quản lý kho:
Robotics có thể được sử dụng trong quản lý kho để tự động hóa các quy trình và nhiệm vụ khác nhau. Điều này có thể bao gồm lấy hàng và đóng gói tự động, theo dõi và phân loại hàng tồn kho và thậm chí cả giao hàng. Robot cũng có thể giúp giảm chi phí lao động của con người và tăng hiệu quả bằng cách tự động hóa các nhiệm vụ thường ngày. Nó cũng có thể được sử dụng trong quản lý kho để cải thiện an toàn và bảo mật, cũng như để giám sát và kiểm soát quyền truy cập vào một số khu vực nhất định.
Ngoài ra, robot có thể được sử dụng để giám sát điều kiện môi trường trong kho, đảm bảo hàng hóa được lưu trữ ở mức nhiệt độ và độ ẩm thích hợp. Cuối cùng, robot có thể được sử dụng để theo dõi và phân tích dữ liệu nhằm giúp các nhà quản lý đưa ra quyết định tốt hơn về mức tồn kho và chiến lược lưu trữ.
Để có kết quả tốt nhất, bạn nên kết hợp các công nghệ phần mềm hiện đại vào quản lý kho của mình. Áp dụng công nghệ sẽ là cách thông minh để hoàn thành nhiệm vụ thay vì phụ thuộc vào đội ngũ nhân viên tốn nhiều công sức và không hiệu quả.
Khả năng hiển thị kho là khả năng theo dõi hàng tồn kho trong toàn bộ chuỗi cung ứng. Điều này bao gồm theo dõi các mặt hàng từ thời điểm đặt hàng đến thời điểm giao hàng, cung cấp khả năng hiển thị về việc lưu trữ, dự trữ và di chuyển hàng tồn kho trong kho.
Khả năng hiển thị kho giúp giảm lỗi và tăng hiệu quả, vì nó cho phép các doanh nghiệp quản lý hàng tồn kho tốt hơn và xác định các vấn đề tiềm ẩn trước khi chúng trở nên tốn kém. Hơn nữa, khả năng hiển thị kho cũng cho phép các công ty theo dõi mức tồn kho của họ theo thời gian thực và đưa ra quyết định dựa trên xu hướng và dự báo hiện tại.
Hơn nữa, khả năng hiển thị kho thường đạt được thông qua việc sử dụng các công nghệ như thẻ nhận dạng tần số vô tuyến (RFID), quét mã vạch và hệ thống thu thập dữ liệu tự động.
Ngoài việc cung cấp khả năng hiển thị hàng tồn kho, khả năng hiển thị kho hàng còn giúp cải thiện sự hài lòng của khách hàng và tăng lòng trung thành của khách hàng. Bằng cách cung cấp cho khách hàng thông tin chính xác và cập nhật về đơn hàng của họ, các doanh nghiệp có thể đảm bảo sự hài lòng của khách hàng và xây dựng lòng trung thành của khách hàng.
Khi nói đến quản lý kho hàng, hệ thống bạn sử dụng không chỉ nhằm giải quyết các nhiệm vụ và trách nhiệm trước mắt; hệ thống quản lý kho hàng sẽ nâng cao hiệu quả toàn diện của kho hàng và hoạt động kinh doanh của bạn trong tương lai gần. Một hệ thống quản lý kho hàng hiệu quả có thể giảm đáng kể chi phí bằng cách áp dụng hiệu quả quy trình trong các công việc thường ngày như lưu trữ, xử lý và hoàn thiện đơn hàng.
Bài viết liên quan:
Quản lý kho hàng là gì?
Quản lý kho hàng là quá trình quản lý việc nhận và lưu trữ nguyên liệu, sự di chuyển của chúng trong kho và việc vận chuyển chúng đến khách hàng hoặc các địa điểm khác. Nó cũng bao gồm việc quản lý kiểm soát hàng tồn kho, thực hiện đơn hàng và xử lý nguyên liệu
Những thách thức trong quản lý kho
Những thách thức trong quản lý kho hàng có thể bao gồm các khía cạnh khác nhau của quy trình vận hành và hậu cần liên quan đến việc xử lý hàng tồn kho trong cơ sở:
- Hàng tồn kho không chính xác:
Việc duy trì hồ sơ hàng tồn kho chính xác có thể gặp khó khăn do các yếu tố như lỗi của con người, sự hao hụt và sự khác biệt giữa số lượng vật lý và số lượng được ghi lại. Dữ liệu tồn kho không chính xác có thể dẫn đến tình trạng hết hàng, tồn kho quá mức và chậm trễ thực hiện.
- Quy trình lấy hàng không hiệu quả:
Quá trình lấy hàng từ kệ hoặc vị trí lưu trữ để thực hiện đơn hàng có thể không hiệu quả nếu không được tối ưu hóa. Các yếu tố như bố trí không tối ưu, tổ chức kém và thiếu quy trình lấy hàng chuẩn hóa có thể dẫn đến lãng phí thời gian, tăng chi phí lao động và giảm năng suất.
- Giao tiếp kém:
Giao tiếp hiệu quả giữa nhân viên kho, giám sát viên và các phòng ban khác là điều cần thiết để hoạt động diễn ra suôn sẻ. Tuy nhiên, kênh giao tiếp không đầy đủ hoặc sự cố trong giao tiếp có thể dẫn đến hiểu lầm, lỗi và chậm trễ trong việc phản hồi nhu cầu của khách hàng hoặc giải quyết vấn đề.
- Đào tạo không đầy đủ:
Đào tạo đúng cách cho nhân viên kho là rất quan trọng để đảm bảo họ hiểu vai trò của mình, tuân thủ các giao thức an toàn và thực hiện nhiệm vụ một cách hiệu quả. Nếu không có chương trình đào tạo đầy đủ, nhân viên có thể thiếu các kỹ năng và kiến thức cần thiết để thực hiện nhiệm vụ của mình một cách hiệu quả, dẫn đến sai sót, tai nạn và giảm năng suất.
- Những thách thức về sử dụng không gian:
Việc tối đa hóa việc sử dụng không gian kho sẵn có trong khi vẫn duy trì quy trình làm việc hiệu quả có thể là một thách thức. Thiết kế bố trí kém, phương pháp lưu trữ không hiệu quả và quy hoạch không gian không đủ có thể dẫn đến lãng phí không gian, tắc nghẽn và khó tiếp cận hàng tồn kho, ảnh hưởng đến năng suất và thông lượng.
- Các vấn đề về tích hợp công nghệ:
Việc triển khai và tích hợp công nghệ quản lý kho như hệ thống quản lý hàng tồn kho, thiết bị tự động hóa và công cụ truyền thông có thể đặt ra những thách thức. Các vấn đề như vấn đề tương thích, trục trặc phần mềm và khả năng chống thay đổi của nhân viên có thể cản trở việc áp dụng và sử dụng công nghệ thành công, hạn chế lợi ích tiềm năng của nó.
- Gián đoạn chuỗi cung ứng:
Các yếu tố bên ngoài như sự chậm trễ của nhà cung cấp, gián đoạn vận chuyển và biến động nhu cầu không mong muốn có thể làm gián đoạn hoạt động của kho. Nếu không có kế hoạch và chiến lược dự phòng hiệu quả để quản lý sự gián đoạn của chuỗi cung ứng, các kho hàng có thể gặp khó khăn trong việc duy trì mức tồn kho phù hợp, đáp ứng nhu cầu của khách hàng và đảm bảo thực hiện đơn hàng kịp thời.
- Tuân thủ quy định:
Kho phải tuân thủ các quy định và tiêu chuẩn ngành khác nhau liên quan đến an toàn, thực hành lao động, các vấn đề về môi trường và xử lý sản phẩm. Việc không tuân thủ các quy định này có thể dẫn đến bị phạt tiền, chịu trách nhiệm pháp lý và thiệt hại về danh tiếng, điều này nêu bật tầm quan trọng của việc thực hiện các biện pháp quản lý tuân thủ chặt chẽ.
Để giải quyết những thách thức này đòi hỏi một cách tiếp cận toàn diện bao gồm việc triển khai các quy trình hiệu quả, tận dụng công nghệ, đầu tư vào đào tạo và phát triển nhân viên, thúc đẩy văn hóa cải tiến liên tục và duy trì tính linh hoạt để thích ứng với nhu cầu kinh doanh đang thay đổi và động lực thị trường. Hãy cùng xem xét kỹ hơn các chiến lược để giải quyết những vấn đề này.
Đánh giá các quy trình kho hiện tại
Trước khi thực hiện bất kỳ thay đổi hoặc cải tiến nào đối với hoạt động kho của bạn, điều quan trọng là phải tiến hành đánh giá kỹ lưỡng các quy trình hiện tại của bạn. Đánh giá này bao gồm việc xem xét mọi khía cạnh về cách kho của bạn hoạt động, từ việc tiếp nhận hàng hóa đến việc vận chuyển đơn đặt hàng, để xác định các lĩnh vực kém hiệu quả hoặc cơ hội để tối ưu hóa:
- Quản lý hàng tồn kho:
Bắt đầu bằng cách đánh giá cách quản lý hàng tồn kho trong kho của bạn. Điều này bao gồm đánh giá cách hàng hóa được tiếp nhận, lưu trữ và theo dõi trong suốt vòng đời của chúng. Tìm kiếm bất kỳ sự khác biệt nào giữa mức tồn kho được ghi lại và số lượng thực tế, cũng như bất kỳ vấn đề nào với việc luân chuyển hàng tồn kho hoặc sắp xếp kệ.
- Thực hiện đơn hàng:
Phân tích quy trình thực hiện đơn hàng của bạn để xác định tính hiệu quả và độ chính xác của nó. Điều này bao gồm việc xem xét cách các đơn hàng được chọn, đóng gói và vận chuyển đến khách hàng. Xác định bất kỳ trở ngại hoặc chậm trễ nào trong quá trình thực hiện đơn hàng, cũng như bất kỳ sai sót hoặc điểm thiếu chính xác nào có thể xảy ra trong quá trình lấy hàng hoặc đóng gói.
- Sử dụng tài nguyên:
Kiểm kê các tài nguyên được sử dụng trong kho của bạn, bao gồm thiết bị, nhân lực và không gian. Đánh giá xem các tài nguyên này có được sử dụng hiệu quả và hiệu suất hay không, hoặc có bất kỳ khu vực nào bị lãng phí hoặc sử dụng không hết công suất hay không. Điều này có thể bao gồm việc kiểm tra lịch trình bảo trì thiết bị, mức độ nhân sự và cách bố trí kho.
- Phân tích quy trình làm việc:
Đánh giá luồng công việc chung trong kho của bạn, từ lúc hàng hóa vào cơ sở cho đến lúc chúng rời đi. Tìm kiếm cơ hội để hợp lý hóa quy trình làm việc và loại bỏ các bước không cần thiết hoặc sự dư thừa. Điều này có thể bao gồm việc lập bản đồ di chuyển hàng hóa và nhân sự trong kho để xác định các lĩnh vực cần cải thiện.
- Số liệu hiệu suất:
Cuối cùng, hãy xem xét chỉ số hiệu suất chính (KPI) nào là quan trọng nhất để đo lường sự thành công của hoạt động kho hàng của bạn. Điều này có thể bao gồm các số liệu như thời gian chu kỳ đặt hàng, độ chính xác khi chọn hàng, vòng quay hàng tồn kho và năng suất lao động. Đánh giá hiệu quả hoạt động của kho hàng so với các số liệu này và xác định bất kỳ lĩnh vực nào mà hiệu suất không đạt được kỳ vọng.
Bằng cách tiến hành đánh giá toàn diện các quy trình kho hiện tại của mình, bạn có thể có được những hiểu biết có giá trị về các lĩnh vực có thể thực hiện cải tiến. Điều này sẽ đóng vai trò là nền tảng để thực hiện các thay đổi có mục tiêu nhằm giúp tối ưu hóa hiệu quả, giảm chi phí và cải thiện hiệu suất tổng thể.
Lợi ích của việc quản lý kho hàng hiệu quả
Có nhiều lợi thế khi sử dụng quản lý kho. Có một chiến lược và kế hoạch hành động luôn mang lại cho người ta nhiều quyền kiểm soát hơn đối với quy trình, điều này có những lợi ích riêng. Dưới đây là danh sách các lý do tại sao quản lý kho hiệu quả lại quan trọng đến vậy.
- Cải thiện kiểm soát hàng tồn kho, theo dõi và dự báo nhu cầu
- Giảm chi phí giữ và nhân công
- Nâng cao dịch vụ khách hàng thông qua việc thực hiện đơn hàng nhanh hơn và giảm sai sót
- Tích hợp chuỗi cung ứng hợp lý, phối hợp nhà cung cấp và tích hợp kênh phân phối
- Khả năng thích ứng và khả năng mở rộng với những thay đổi của thị trường
Các cách quản lý kho hàng hiệu quả: Kinh nghiệm từ chuyên gia
Chúng tôi đã tập hợp một danh sách các kinh nghiệp có thể giúp bạn tối ưu hóa hoạt động kho của mình, bao gồm tổ chức hàng tồn kho, quản lý không gian kho, kiểm soát chất lượng, quản lý nhân viên và vận chuyển.
1 - Đầu tư Phần mềm quản lý kho hàng (WMS): Giải pháp cho dữ liệu đồng bộ và vận hành hiệu quả
Hoạt động kho hàng đa dạng, từ nhập hàng, lưu kho đến xuất kho, tạo ra lượng dữ liệu khổng lồ. Việc quản lý dữ liệu thủ công bằng sổ sách, giấy tờ tiềm ẩn nhiều rủi ro nhưa mất dữ liệu, sai sót thủ công, thiếu tính nhất quán, tốn nhiều thời gian và nhân lực.
Đầu tư Phần mềm quản lý kho hàng (WMS) là giải pháp tối ưu giúp giải quyết các vấn đề trên:
- WMS tự động đồng bộ dữ liệu giữa các khâu trong kho hàng, đảm bảo tính chính xác và nhất quán.
- Tự động hóa các quy trình kho hàng, giảm thiểu sai sót thủ công và tiết kiệm thời gian, chi phí.
- Cung cấp các báo cáo chi tiết, giúp bạn dễ dàng theo dõi tình trạng kho hàng, luân chuyển hàng hóa, tối ưu hóa hiệu quả hoạt động.
- Truy cập mọi lúc mọi nơi: WMS dựa trên đám mây cho phép bạn truy cập và quản lý kho hàng từ bất kỳ đâu, bất kỳ lúc nào.
Lợi ích:
- Giúp giảm thiểu sai sót, rút ngắn thời gian hoàn thành các quy trình, tăng năng suất lao động.
- Tiết kiệm chi phí nhân công, chi phí quản lý và chi phí lưu kho.
- Giúp bạn dễ dàng theo dõi tình trạng kho hàng, luân chuyển hàng hóa, giảm thiểu rủi ro thất thoát.
- Xử lý đơn hàng nhanh chóng, chính xác, nâng cao độ hài lòng của khách hàng.
2 - Phân loại hàng tồn kho hiệu quả
Phân loại hàng tồn kho là bước quan trọng đầu tiên để sắp xếp kho hàng một cách khoa học và hiệu quả. Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu về phương pháp phân loại hàng tồn kho phổ biến nhất - phân tích ABC.
Phân tích ABC là phương pháp phân loại hàng hóa dựa trên hai tiêu chí chính: tần suất bán hàng và giá trị lưu trữ.
- Tần suất bán hàng: là số ngày trung bình cần thiết để bán một mặt hàng.
- Giá trị lưu trữ: là chi phí lưu trữ sản phẩm trong kho trong một khoảng thời gian nhất định.
Dựa trên hai tiêu chí trên, hàng hóa được phân thành 3 nhóm:
- Loại A: Giá trị lưu trữ cao, tần suất bán thấp
- Loại B: Giá trị lưu trữ trung bình, tần suất bán hàng trung bình
- Loại C: Giá trị lưu trữ thấp, tần suất bán hàng cao
- Tối ưu hóa việc sắp xếp kho hàng: Hàng hóa loại A được ưu tiên cất giữ ở vị trí dễ tiếp cận, an toàn. Hàng hóa loại B được cất giữ ở vị trí dễ lấy, thuận tiện cho việc kiểm tra. Hàng hóa loại C được cất giữ ở vị trí xa hơn, ít sử dụng các biện pháp bảo quản đặc biệt.
- Giảm thiểu chi phí lưu kho, tập trung nguồn lực bảo quản cho hàng hóa giá trị cao, hạn chế lãng phí diện tích kho cho hàng hóa ít sử dụng.
- Quản lý hàng tồn kho hiệu quả, dễ dàng theo dõi tình trạng tồn kho của từng loại hàng hóa.
- Lên kế hoạch nhập hàng, xuất kho hợp lý, tránh tình trạng thiếu hụt hoặc tồn kho dư thừa.
3 - Xây dựng văn hóa an toàn: Chìa khóa cho môi trường làm việc hiệu quả
Văn hóa an toàn là một quá trình tích cực nhằm thiết lập và tuân theo các tiêu chuẩn an toàn trong tổ chức, từ cấp cao nhất đến cấp thấp nhất. Nó làm giảm rủi ro do tai nạn gây ra, thiết lập mức độ ưu tiên cho mức độ an toàn cao hơn và cũng khuyến khích nhân viên báo cáo sự cố để chúng có thể được sử dụng nhằm tinh chỉnh các quy trình an toàn cho tương lai.
Doanh nghiệp nhỏ có cần phát triển văn hóa an toàn không? Câu trả lời là CÓ. Ngay cả khi bạn có một nhà kho nhỏ với số lượng nhân viên hạn chế, bạn vẫn có thể thu hút nhân viên của mình tham gia vào các cuộc thảo luận liên quan đến quản lý mối nguy, thực hành an toàn, bộ dụng cụ và thiết bị bảo hộ cá nhân cũng như ngăn ngừa thương tích. Điều này sẽ giúp bạn phát triển một môi trường làm việc an toàn và tránh đặt sự an toàn lên hàng đầu.
Để bắt đầu phát triển văn hóa an toàn:
- Lập kế hoạch và lên lịch các cuộc họp hàng tuần hoặc hàng tháng với nhân viên của bạn
- Đào tạo nhân viên về các biện pháp an toàn mới nhất
- Chỉ định một người lãnh đạo an toàn trong mỗi nhóm
- Đo lường hiệu suất với sự trợ giúp của báo cáo sự cố
- Công nhận những người có thành tích tốt nhất và những người đóng góp nhiều nhất cho an toàn nơi làm việc
4 - Giữ kho hàng luôn sạch sẽ: Bí quyết cho môi trường làm việc hiệu quả
Kho sạch sẽ đảm bảo vệ sinh, an toàn và dễ vận hành. Tuy nhiên, đối với một nhà kho lớn, việc duy trì sự sạch sẽ có thể trở thành một thách thức. Tuy nhiên, có một số phương pháp đơn giản mà bạn có thể làm theo để giữ cho nhà kho của mình luôn sạch sẽ. Dưới đây là một số điều giúp bạn bắt đầu:s
- Lên kế hoạch vệ sinh thường xuyên cho kho của bạn
- Duy trì danh sách kiểm tra các khu vực đã được làm sạch
- Cố gắng thiết lập văn hóa "sạch sẽ là trên hết"
- Chỉ định thùng rác phù hợp tùy thuộc vào bản chất của rác thải
- Sử dụng vật liệu chống bụi để giảm sự tích tụ bụi
5 - Tối ưu hóa khu vực vận chuyển
Khu vực vận chuyển của bạn là nơi xử lý tất cả các hoạt động đóng gói và vận chuyển. Trong phần này của kho, thời gian đóng gói và vận chuyển sản phẩm phải ở mức tối thiểu. Mặc dù việc đào tạo nhân viên thường xuyên có thể giúp nhân viên của bạn cập nhật các thông lệ mới nhất, nhưng có một số bước bạn có thể thực hiện để thiết kế lại khu vực vận chuyển của mình nhằm giúp quy trình vận chuyển nhanh hơn nữa.
- Đặt các mặt hàng chuyển động nhanh gần khu vực vận chuyển để tốn rất ít thời gian lấy hàng từ kệ.
- Dán nhãn kệ hàng rõ ràng để nhân viên kho nhanh chóng nhận biết đúng mặt hàng
- Bố trí khu vực gần trạm vận chuyển để giữ vật liệu đóng gói
Khi bạn làm theo các bước này, bạn sẽ tự động bắt đầu hướng tới cách quản lý lô hàng thông minh hơn, có tổ chức hơn. Cuối cùng, khi đã thiết lập được một thói quen tốt, bạn có thể nghĩ đến việc ghi lại quá trình này, đặt mục tiêu về thời gian và đo lường hiệu suất của nhân viên.
6 - Kích hoạt tính năng chọn thông minh
Picking là quá trình lấy các mặt hàng theo đơn hàng ra khỏi kệ trong kho. Có nhiều cách để thực hiện việc này và bạn có thể chọn cách phù hợp với doanh nghiệp của mình. Tuy nhiên, có một số điểm cần nhớ để quá trình này trở nên dễ dàng và hiệu quả.
Việc chọn hàng sẽ mất nhiều thời gian hơn nếu nhiều mặt hàng có SKU khác nhau được lưu trữ trong cùng một vị trí thùng. Chỉ định mỗi vị trí thùng cho một SKU để tránh nhầm lẫn và lỗi. Nếu bạn có không gian kho hạn chế, bạn có thể tối ưu hóa nó bằng cách đặt các mặt hàng di chuyển chậm nhất theo chiều dọc trên giá cao hơn và các mặt hàng di chuyển nhanh nhất theo chiều ngang trên mặt đất.
Nếu bạn có các sản phẩm trong kho có nhu cầu theo mùa thì sẽ rất hữu ích khi bố trí các khu vực đặc biệt cho chúng khi nhu cầu cao nhất đến. Bằng cách này, bạn có thể chọn và đóng gói những mặt hàng đó nhanh hơn mà không làm ảnh hưởng đến các hoạt động lấy hàng khác của bạn. Giảm thời gian nhân viên kho của bạn tìm và chọn đúng mặt hàng bằng cách dán nhãn lối đi và số ô dọc theo đường đi của họ. Điều này sẽ giúp họ tránh bị lạc hoặc đi quá đích đến.
Có nhiều kỹ thuật nâng cao hơn mà bạn có thể thử, như sử dụng hệ thống lấy hàng tự động, lắp đặt băng tải và thiết lập các tuyến lấy hàng trong kho. Tuy nhiên, những kỹ thuật này đòi hỏi đầu tư vốn lớn hơn. Nếu bạn là một doanh nghiệp nhỏ, hãy bắt đầu bằng cách thử các kỹ thuật dễ dàng có thể thực hiện được bằng các nguồn lực sẵn có.
7 - Thực hành kiểm soát chất lượng
Bạn không cần phải là một tập đoàn lớn để thực hành kiểm soát chất lượng. Kiểm soát chất lượng cũng rất quan trọng đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Nó giúp bạn thiết lập thương hiệu của mình trên thị trường, tăng doanh số và giành được khách hàng trung thành. Nó cũng cho phép bạn giảm chi phí vận chuyển vì sẽ có ít lần thu hồi và trả lại hàng hơn, đồng thời giảm chi phí tiếp thị trong khi khách hàng trung thành của bạn quảng cáo cho bạn thông qua truyền miệng.
8 - Theo dõi KPI kho
KPI (chỉ số hiệu suất chính) là một công cụ quan trọng để đo lường và đánh giá hiệu suất của hệ thống quản lý kho. KPI cho phép quản lý kho xác định các lĩnh vực cần cải thiện và thực hiện các thay đổi để nâng cao hiệu quả chung của kho.
Sau đây là một số KPI quan trọng nhất trong quản lý kho:
- Vòng quay hàng tồn kho: KPI này đo lường tốc độ bán, xử lý và thay thế hàng tồn kho.
- Giao hàng đúng hạn: KPI này đo lường tỷ lệ đơn hàng được giao cho khách hàng đúng thời hạn.
- Độ chính xác thực hiện đơn hàng: KPI này đo lường độ chính xác của quy trình thực hiện đơn hàng.
- Sử dụng kho hàng: KPI này đo lường lượng không gian được sử dụng trong kho và hiệu quả sử dụng nó.
- Thời gian chu kỳ: KPI này đo lường thời gian cần thiết để hoàn thành một đơn hàng từ đầu đến cuối.
- Năng suất của nhân viên: KPI này đo lường hiệu suất và hiệu suất của nhân viên kho.
- Chi phí lao động: KPI này đo lường hiệu quả về mặt chi phí của lao động trong kho.
- Chi phí vận chuyển: KPI này đo lường chi phí vận chuyển sản phẩm đến tay khách hàng.
- Độ chính xác khi nhận hàng: KPI này đo lường độ chính xác khi nhận hàng từ nhà cung cấp.
- Kiểm soát chất lượng: KPI này đo lường chất lượng sản phẩm được lưu trữ trong kho.
9 - Sử dụng Robot để tăng hiệu quả
Robotics có thể được sử dụng trong quản lý kho để tự động hóa các quy trình và nhiệm vụ khác nhau. Điều này có thể bao gồm lấy hàng và đóng gói tự động, theo dõi và phân loại hàng tồn kho và thậm chí cả giao hàng. Robot cũng có thể giúp giảm chi phí lao động của con người và tăng hiệu quả bằng cách tự động hóa các nhiệm vụ thường ngày. Nó cũng có thể được sử dụng trong quản lý kho để cải thiện an toàn và bảo mật, cũng như để giám sát và kiểm soát quyền truy cập vào một số khu vực nhất định.
Ngoài ra, robot có thể được sử dụng để giám sát điều kiện môi trường trong kho, đảm bảo hàng hóa được lưu trữ ở mức nhiệt độ và độ ẩm thích hợp. Cuối cùng, robot có thể được sử dụng để theo dõi và phân tích dữ liệu nhằm giúp các nhà quản lý đưa ra quyết định tốt hơn về mức tồn kho và chiến lược lưu trữ.
Để có kết quả tốt nhất, bạn nên kết hợp các công nghệ phần mềm hiện đại vào quản lý kho của mình. Áp dụng công nghệ sẽ là cách thông minh để hoàn thành nhiệm vụ thay vì phụ thuộc vào đội ngũ nhân viên tốn nhiều công sức và không hiệu quả.
Robot tự hành AMR hiệu quả trong các kho hàng
10 - Tập trung vào khả năng hiển thị
Khả năng hiển thị kho là khả năng theo dõi hàng tồn kho trong toàn bộ chuỗi cung ứng. Điều này bao gồm theo dõi các mặt hàng từ thời điểm đặt hàng đến thời điểm giao hàng, cung cấp khả năng hiển thị về việc lưu trữ, dự trữ và di chuyển hàng tồn kho trong kho.
Khả năng hiển thị kho giúp giảm lỗi và tăng hiệu quả, vì nó cho phép các doanh nghiệp quản lý hàng tồn kho tốt hơn và xác định các vấn đề tiềm ẩn trước khi chúng trở nên tốn kém. Hơn nữa, khả năng hiển thị kho cũng cho phép các công ty theo dõi mức tồn kho của họ theo thời gian thực và đưa ra quyết định dựa trên xu hướng và dự báo hiện tại.
Hơn nữa, khả năng hiển thị kho thường đạt được thông qua việc sử dụng các công nghệ như thẻ nhận dạng tần số vô tuyến (RFID), quét mã vạch và hệ thống thu thập dữ liệu tự động.
Ngoài việc cung cấp khả năng hiển thị hàng tồn kho, khả năng hiển thị kho hàng còn giúp cải thiện sự hài lòng của khách hàng và tăng lòng trung thành của khách hàng. Bằng cách cung cấp cho khách hàng thông tin chính xác và cập nhật về đơn hàng của họ, các doanh nghiệp có thể đảm bảo sự hài lòng của khách hàng và xây dựng lòng trung thành của khách hàng.
Lời kết
Khi nói đến quản lý kho hàng, hệ thống bạn sử dụng không chỉ nhằm giải quyết các nhiệm vụ và trách nhiệm trước mắt; hệ thống quản lý kho hàng sẽ nâng cao hiệu quả toàn diện của kho hàng và hoạt động kinh doanh của bạn trong tương lai gần. Một hệ thống quản lý kho hàng hiệu quả có thể giảm đáng kể chi phí bằng cách áp dụng hiệu quả quy trình trong các công việc thường ngày như lưu trữ, xử lý và hoàn thiện đơn hàng.
Bài viết liên quan:
Những câu hỏi thường gặp