10 Cách hiệu quả để cải thiện quy trình sản xuất của bạn

Các nhà quản lý xuất sắc luôn cố gắng đạt được sản lượng tối đa mà không phải hy sinh các tiêu chuẩn chất lượng cao. Tất nhiên, không phải lúc nào họ cũng đạt được mục tiêu của mình. Một số yếu tố có thể và thực sự ảnh hưởng đến hiệu quả sản xuất của tổ chức đối với các doanh nghiệp lớn cũng như các doanh nghiệp nhỏ.

Hợp lý hóa quy trình sản xuất là rất quan trọng đối với sự thành công của các công ty sản xuất. Tuy nhiên, vẫn còn rất nhiều cơ hội để cải thiện trong nhiều tổ chức. Bài viết này chia sẻ các mẹo, chiến lược và chiến thuật để tối ưu hóa quy trình sản xuất của bạn.
 

 Tại sao phải cải thiện quy trình sản xuất của bạn?

Trước khi bắt đầu thảo luận về cách cải thiện quy trình sản xuất, chúng ta hãy xem xét kỹ hơn lý do tại sao việc tối ưu hóa các quy trình này ngay từ đầu lại quan trọng đến vậy:
 

• Cải tiến liên tục loại bỏ những cách thức làm việc không hiệu quả để đạt được năng suất cao hơn, ở cả cấp độ cá nhân và cấp độ tổ chức. Bằng cách phân tích các quy trình của bạn thường xuyên và kỹ lưỡng, bạn sẽ học cách phát hiện và giải quyết các tắc nghẽn nhanh hơn, dự đoán các sự cố trong tương lai và hợp lý hóa quy trình công việc cho phù hợp.
• Bạn sẽ có thể đưa sản phẩm của mình ra thị trường nhanh hơn
• Và nó thậm chí có thể giúp bạn cải thiện chất lượng sản phẩm. Thử nghiệm kỹ lưỡng cũng có tác động đối với các đặc tính quan trọng khác của sản phẩm, chẳng hạn như hiệu suất, tuổi thọ, tính thân thiện với người dùng và tính an toàn.
• Cộng tất cả những lợi ích này lại với nhau và rất có thể bạn cũng sẽ đạt được mức độ hài lòng và lòng trung thành của khách hàng , doanh thu và lợi nhuận cao hơn. Rốt cuộc, những khách hàng hài lòng sẽ mua hàng lặp lại nhiều hơn.
• Ngược lại, các quy trình sản xuất không hiệu quả sẽ gây bất lợi cho tinh thần của nhân viên bởi vì không có gì bực bội và mất tinh thần bằng việc công việc khó khăn của bạn bị hoàn thành bởi quy trình làm việc lộn xộn, không hiệu quả.
• Khi bạn cải thiện quy trình sản xuất của mình và áp dụng các tiêu chuẩn làm việc và quy trình vận hành trên mức trung bình, bạn sẽ thường đạt được lợi thế cạnh tranh và giúp tổ chức của mình nổi bật so với đám đông.

  

10 lời khuyên để cải thiện quy trình sản xuất của bạn

Bạn có thể tối ưu hóa quy trình sản xuất của mình theo bất kỳ cách nào trong số nhiều cách. Tận dụng các mẹo và thủ thuật sau đây!
 

1. Phân tích quy trình công việc hiện tại của bạn

Bạn chỉ có thể đi từ A đến B nếu bạn biết A bắt đầu từ đâu. Xem xét kỹ quy trình công việc của bạn từ ba khía cạnh.
 

• Nhân sự – Có đúng người với các kỹ năng phù hợp ở đúng nơi vào đúng thời điểm không? Bạn đã xác định rõ ràng các mục tiêu SMART cho quy trình sản xuất của mình chưa – chúng có cụ thể, có thể đo lường được, có thể phân công được, thực tế, liên quan đến thời gian không?
• Quy trình – Lần cuối cùng bạn vạch ra và đánh giá các quy trình của mình là khi nào? Đâu là điểm nghẽn và trở ngại?
• Công cụ và công nghệ – Tất cả máy móc và thiết bị của bạn có ở trong tình trạng tốt không? Bạn có đang sử dụng công nghệ phù hợp nhất để đáp ứng các yêu cầu kinh doanh quan trọng của mình không? Và bạn có thể thay đổi quy trình sản xuất của mình dễ dàng như thế nào?

 

2. Hiện đại hóa quy trình và công nghệ của bạn

Khi bạn đã lập bản đồ các quy trình công việc hiện tại của mình, đã đến lúc xác định xem bạn có nên hiện đại hóa hoặc cải tiến các quy trình và công nghệ của mình hay không. Bạn có thể tự động hóa các quy trình nhất định không? Bạn có thể sử dụng phần mềm mới để cải thiện việc lập kế hoạch, kiểm soát hàng tồn kho hoặc giám sát không? Bạn có thể thay thế hoặc nâng cấp thiết bị và máy móc của mình không?

Nếu bạn đang cân nhắc việc áp dụng các công nghệ hoặc thiết bị mới, đừng quên xem xét kỹ lưỡng 'tổng chi phí sở hữu' (TCO) – liệu một sự thay đổi có thực sự làm giảm TCO của bạn không?
 

3. Đặc biệt chú ý đến việc bảo trì theo kế hoạch

Một trong những nguyên nhân chính của quá trình sản xuất hoạt động kém là thiếu bảo trì theo kế hoạch. Việc bỏ qua việc bảo trì là một điều tồi tệ đối với doanh nghiệp của bạn vì máy móc bị hỏng hoặc cũ kỹ sẽ tốn kém hơn rất nhiều so với việc ngừng sản xuất trong thời gian ngắn để thực hiện bảo trì.

Bạn có thể tăng cường chương trình bảo trì theo kế hoạch của mình bằng cách thực hiện các biện pháp chúng tôi liệt kê dưới đây:
 

• Đào tạo tất cả các nhà điều hành và kỹ thuật viên bảo trì của bạn thật tốt để họ có thể phản ứng nhanh chóng và hiệu quả khi có vấn đề phát sinh.
• Đặt ngày và giờ cố định theo định kỳ để bảo trì theo kế hoạch của bạn.
• Quan sát và lắng nghe kỹ nhân viên tại xưởng để xác định thời điểm tốt nhất để lên lịch bảo trì theo kế hoạch của bạn – kinh nghiệm thực hành hàng ngày của họ là vô giá về mặt này.
• Đừng trì hoãn việc bảo trì quá lâu – bạn càng đợi lâu, mọi vấn đề tiềm ẩn càng trở nên tồi tệ hơn.

 

4. Đào tạo nhân viên của bạn

Khi bạn tối ưu hóa quy trình sản xuất của mình, đừng quên giúp nhân viên của bạn bắt kịp tốc độ. Họ có thể vận hành và bảo trì máy móc và thiết bị của bạn càng tốt thì khả năng sản xuất bị đình trệ đột ngột càng ít. Cung cấp cho nhân viên của bạn cơ hội để học các kỹ năng mới và lên lịch các buổi đào tạo bất cứ khi nào bạn cài đặt một thiết bị mới. Theo dõi chặt chẽ nhu cầu về các khóa bồi dưỡng hoặc đào tạo lại.
 

5. Giữ nơi làm việc của bạn gọn gàng và ngăn nắp

Một nơi làm việc gọn gàng và ngăn nắp là tiền đề quan trọng cho quy trình sản xuất tối ưu. Dọn dẹp mọi thứ bừa bộn, cũng như mọi phụ tùng thay thế và dụng cụ không sử dụng mà bạn để lung tung. Sắp xếp các máy trạm một cách hiệu quả nhất có thể để các công cụ dễ dàng tìm thấy và đóng trong tầm tay. Cố gắng giảm thiểu khoảng cách giữa máy móc và dụng cụ thiết yếu càng nhiều càng tốt.
 

6. Dự trữ tốt

Đó là về việc tìm sự cân bằng giữa quá ít và quá nhiều hàng tồn kho! Hãy chắc chắn rằng bạn biết chính xác những gì bạn có trong kho và nó ở đâu. Nhưng giải pháp là gì? Sử dụng phần mềm hiện đại để theo dõi mức tồn kho, dự đoán các yêu cầu về nguyên vật liệu và tự động thông báo cho bạn khi bạn có quá nhiều hoặc quá ít. 

Các chiến lược để tối ưu hóa quy trình sản xuất của bạn

Bạn có thể áp dụng bất kỳ một trong số các chiến lược để giúp cải thiện quy trình sản xuất của mình. Chúng ta sẽ thảo luận về bốn chiến lược như vậy: Cải tiến liên tục, Hỗ trợ hiệu suất, Lập kế hoạch lực lượng lao động và Đào tạo trong ngành.
 

7. Cải tiến liên tục

Cải tiến liên tục, hay còn gọi là Kaizen, là một trong những trụ cột của phương pháp Lean. Nó nhằm mục đích cải thiện năng suất, chất lượng, chi phí và thời gian quay vòng dần dần và lặp đi lặp lại , thay vì chuyển đổi một lần, quy mô lớn.

Hơn nữa, cải tiến liên tục ngụ ý rằng việc tối ưu hóa các quy trình là không bao giờ kết thúc và dựa vào chính nhân viên để thực hiện những thay đổi và cải tiến lặp đi lặp lại này. Đây là lý do tại sao điều quan trọng là cung cấp đào tạo và huấn luyện, ví dụ như dưới hình thức đào tạo tại chỗ .

Cải tiến liên tục bao gồm ba giai đoạn chính:
 

• Thu thập các đề xuất  – xác định và tóm tắt các vấn đề
• Thực hiện các đề xuất  – giải quyết các vấn đề được xác định ở trên bằng cách sử dụng các đề xuất thu thập được
• Theo dõi và học hỏi  – đánh giá mức độ hiệu quả của các cải tiến

 

8. Hỗ trợ hiệu suất

Hỗ trợ hiệu suất là một phương pháp để cải thiện quy trình sản xuất dựa trên học tập thực tế . Nó liên quan đến việc tạo ra 'những khoảnh khắc học tập' phù hợp với yêu cầu thực tế của nhân viên tại xưởng sản xuất.

Hỗ trợ hiệu suất bao gồm 5 thời điểm cần thiết :
 

• Mới  - nhu cầu học một cái gì đó mới hoặc có được những kỹ năng mới
• Thêm  – nhu cầu tìm hiểu thêm về một chủ đề cụ thể hoặc cách làm việc
• Thực hành  – nhu cầu đưa một số thông tin, kỹ năng hoặc thủ tục vào thực tế
• Thay đổi  – nhu cầu theo kịp (các) thay đổi
• Giải quyết  – nhu cầu khắc phục và giải quyết vấn đề

 

9. Hoạch định lực lượng lao động

Lập kế hoạch lực lượng lao động sắp xếp các ưu tiên và yêu cầu của một tổ chức với những người có sẵn nhân sự của nó. Nó chủ yếu giải quyết các yếu tố như:
 

• Phạm vi – hiện tại bạn có nhiều cơ hội việc làm không?
• Kết hợp – bạn có kết hợp các kỹ năng nội bộ mà bạn sẽ cần hôm nay và ngày mai không?
• Chi phí – bạn có cân bằng lành mạnh giữa chi phí lao động và yêu cầu của tổ chức không?
• Tính linh hoạt – lực lượng lao động của bạn có đủ nhanh nhẹn và linh hoạt để đáp ứng với các điều kiện thị trường đang thay đổi không?

Lập kế hoạch lực lượng lao động giúp tối ưu hóa chi phí hoạt động của bạn dễ dàng hơn, cho phép bạn kiểm soát tốt hơn doanh thu của nhân viên, xác định khoảng cách kỹ năng tiềm ẩn và giúp bạn thiết lập các chương trình giáo dục và đào tạo phù hợp.
 

10. Đào tạo trong ngành

Phương pháp  đào tạo trong ngành tiêu chuẩn hóa các quy trình công việc trong một khuôn khổ bao gồm bốn mô-đun: hướng dẫn công việc, phương pháp công việc, quan hệ công việc và phát triển chương trình. Điều này cho phép nhân viên mới làm việc hiệu quả sớm hơn. Hơn nữa, nó còn cung cấp cho bạn cái nhìn sâu sắc hơn về các cải tiến liên quan đến hoạt động và quy trình.
 

Hệ thống băng tải được sử dụng như nào trong các quy trình sản xuất?

Hệ thống băng tải (conveyor system) là một hệ thống truyền động được sử dụng rộng rãi trong các quy trình sản xuất để chuyển hàng hoặc vật tư từ nơi này đến nơi khác trong công nghiệp. Các băng tải có thể được thiết kế theo nhiều hình dạng và kích thước khác nhau, tùy thuộc vào nhu cầu và yêu cầu của quá trình sản xuất.
 

Hệ thống băng tải cung cấp nhiều lợi ích cho các quy trình sản xuất, bao gồm:

 

• Tiết kiệm thời gian: Băng tải giúp chuyển hàng hoặc vật tư một cách nhanh chóng và hiệu quả.
• Giảm thiểu sức lao động: Băng tải giúp giảm sức lao động cần thiết để chuyển hàng hoặc vật tư từ nơi này đến nơi khác.
• Tăng hiệu suất: Băng tải giúp tăng hiệu suất của quy trình sản xuất bằng cách giảm thời gian và sức lao động cần thiết để chuyển hàng hoặc vật tư.
• Giảm thiểu rủi ro: Băng tải giúp giảm rủi ro cho hàng hóa trong quá trình sản xuất

 

Hãy tối ưu hóa quy trình sản xuất của bạn!

Bạn sẽ khám phá ra rằng có rất nhiều phương pháp và chiến lược dành cho bạn để tối ưu hóa các quy trình sản xuất của mình, về cách bạn tự cấu trúc các quy trình, đào tạo nhân viên và bảo trì máy móc và thiết bị của mình. Chọn phương pháp tốt nhất cho tổ chức của bạn và khiến quy trình sản xuất của bạn hoạt động hiệu quả!
 

Bài viết liên quan:

• Hệ thống tự động hóa kho hàng - Giải pháp và xu hướng hàng đầu
• Sản xuất liên tục là gì? Ưu nhược điểm của sản xuất liên tục